Upphandling - köp av varor och tjänster

När Ronneby Miljö & Teknik AB köper varor, tjänster eller byggentreprenader måste vi följa Lagen om offentlig upphandling (LOU) eller Lag om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF). De undantag som finns är få och kan sällan användas. Lagen om offentlig upphandling (LOU) och Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) talar om hur det ska gå till när något ska köpas. På så sätt har alla leverantörer chansen att kunna vara med och konkurrera om affärerna, ingen leverantör får behandlas sämre eller bättre än någon annan.

Ronneby Miljö & Teknik AB är ett kommunalt bolag vars inköp regleras i Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. och Lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. All upphandling ska ske affärsmässigt och utnyttja den konkurrens som finns mellan olika leverantörer, så att Ronneby Miljö & Teknik ABs resurser används så effektivt som möjligt. En upphandling kan leda till ett enskilt köp eller till ett ramavtal.

Vad är ett ramavtal?

Ett ramavtal innebär att Ronneby Miljö & Teknik AB förbinder sig att köpa det huvudsakliga behovet av en viss vara eller tjänst av en viss leverantör under en given tidsperiod. Ramavtal ska följas, det vill säga inköp ska göras från den leverantör som Ronneby Miljö & Teknik AB tecknat ramavtal med.

Direktupphandling

Direktupphandlingar är de upphandlingar som understiger ett i LOU eller LUF fastställt belopp. Det finns inte lika många krav för genomförandet av direktupphandlingar. Det finns till exempel inte något lagstadgat krav på annonsering eller anbud i visst format. Istället är det upp till Ronneby Miljö & Teknik AB att kontakta potentiella leverantörer som sedan ges möjlighet att lämna anbud vid upphandlingar understigande 2 pbb enligt Ronneby kommuns upphandlingspolicy. Direktupphandlingar överstigande 2 pbb annonseras Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster., enligt Ronneby kommuns upphandlingspolicy.

Aktuella upphandlingar

Här kan du via länken ta del av Ronneby Miljö & Teknik ABs aktuella upphandlingar. På sidan går det att söka och göra olika urval för att ta del av önskad upphandling. Du kan också söka efter äldre upphandlingar. Alla upphandlingar, utom flesta direktupphandlingar understigande 2 pbb och alla förnyade konkurrensutsättningar (FKU) på befintliga avtal, offentliggörs i denna allmänt tillgängliga nationella databasen. Du kan hämta komplett upphandlingsunderlag digitalt för respektive upphandling.

Annonserade upphandlingar Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Inför anbudsgivning

Som potentiell leverantör är ni expert på ert område och kan därför uppmärksamma Ronneby Miljö & Teknik AB på eventuella felaktigheter som finns i våra upphandlingsdokument. Om ni upptäcker brister eller felaktigheter i upphandlingsdokument så önskar vi att ni påpekar dessa så fort som möjligt så att vi har möjlighet att ändra eller förtydliga vårt underlag.

Ställ frågor

För att kunna lämna ett bra anbud behöver ni ha all nödvändig information om upphandlingen samt förstå det som står i upphandlingsdokumenten. Det är därför viktigt att ni kontaktar Ronneby Miljö & Teknik AB och ställer de frågor som krävs för att ni ska vara säkra på att ni vet vilka förutsättningar som gäller.

Ronneby Miljö & Teknik ABs kommunikation med er som potentiell leverantör ska ske på ett öppet sätt. Samtliga frågor, svar, förtydliganden och kompletteringar kring en upphandling ska publiceras på ett sådant sätt att alla anbudsgivare eller anbudssökande kan ta del av dem. Frågor ska i första hand ställas via funktionen "Frågor och svar" i TendSign.

Kontrollera att alla krav är uppfyllda

Vid offentlig upphandling får avtal enbart tecknas med leverantörer som uppfyller alla de krav som ställs vid upphandlingen. Det innebär att Ronneby Miljö & Teknik AB inte får anta ett anbud som inte uppfyller samtliga krav i upphandlingen, oavsett hur attraktivt anbudet är i övrigt. Viktigt är därför att identifiera alla krav som ställs vid upphandlingen.

Krav kan bland annat avse:

• Formerna kring upphandlingen; exempelvis när och hur anbudet ska lämnas samt anbudets giltighetstid.
• Krav på leverantören; exempelvis att skatter är betalda, ekonomisk ställning samt personalens erfarenhet och kompetens.
• Krav på varan eller tjänsten; exempelvis kvalitet, funktion och andra egenskaper.
• Krav på kontraktsvillkor; exempelvis fakturering och leveranstider.
  

Kontrollera att ert företag verkligen uppfyller samtliga krav och var noggrann med att lämna in alla de uppgifter och handlingar som efterfrågas.

Lämna in anbudet i tid

Ronneby Miljö & Teknik AB får endast pröva anbud som kommit in i tid. Sista datum framgår alltid av annons och upphandlingsdokument. Observera att det finns ytterst begränsade möjligheter till komplettering av anbud i efterhand.

Elektronisk upphandling

Anbudsgivning

Ronneby Miljö & Teknik AB strävar efter att förenkla anbudsarbetet för alla berörda parter och använder därför elektronisk anbudsgivning via upphandlingsverktyget TendSign.

Systemet är kostnadsfritt för anbudsgivaren och kräver endast en enkel registrering på tendsign.com Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. (klicka på "Skapa gratiskonto"). "Skriftliga anbud" accepteras inte.

Tekniska frågor om systemet ställs till TendSigns support Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Instruktioner, vanliga frågor och svar finns på TendSigns support Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. TendSigns support har öppet helgfria vardagar. Då TendSigns support inte har öppet dygnet runt är det viktigt att ta kontakt i god tid innan sista anbudsdag för att på så sätt garanteras teknisk support.

Avtalssignering

Ronneby Miljö & Teknik AB arbetar med elektronisk upphandling från anbud till avtal. Det innebär att samtliga avtal ska undertecknas elektroniskt genom att båda parter signerar med e-legitimation. Det finns en signeringsfunktion via Visma Addo, som är det signeringssystem som Ronneby Miljö & Teknik AB använder i dagsläget, och det enda som behövs för att utföra denna signeringsfunktion är ett svenskt BankID. Se därmed till att skaffa detta i god tid innan signering ska ske. När det är dags för signering kommer sedermera en länk skickas med e-post till den e-postadress som uppgetts i upphandlingen.

Fakturering

Ronneby Miljö & Teknik ABs målsättning är att all fakturering ska ske elektroniskt. Ronneby Miljö & Teknik AB ställer därför som krav att all fakturering ska ske elektroniskt.

Elektroniska fakturor

Från 2019-04-01 skall fakturor till Ronneby Miljö & Teknik AB skickas som en E-FAKTURA. Observera att PDF inte är ett godkänt format.

Faktureringsrutin

Samtliga fakturor skall ställas till:

Ronneby Miljö och Teknik AB

372 80 Ronneby

Ett 6-siffrigt referensnummer måste anges på fakturan (inga andra tecken eller mellanslag får förekomma). Detta referensnummer erhålls av beställaren.

Om korrekt referensnummer saknas går fakturan i retur till Leverantören för korrigering. Ny betalningstid räknas från det datum beställaren erhållit korrigerad korrekt faktura.

Uppgifter som kan behövas vid E-fakturering till Ronneby Miljö & Teknik AB.

Fakturamottagare: Ronneby Miljö och Teknik AB, 372 80 Ronneby

VAN-operatör: InExchange

GLN-nummer: 7300009004997

Organisationsnummer: 556366-1437

PEPPOL-id: 0007:5563661437

Lag om krav på e-faktura from 2019-04-01

I juni 2018 beslutade Riksdagen att anta lagen om e-faktura till följd av offentlig upphandling (SFS 2018:1277).

För att uppfylla lagkravet kommer vi att enbart ta emot e-faktura.